Rekisteriseloste

25.6.2014

Rekisteriseloste

Tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

REKISTERISELOSTE (Henkilötietolaki 10 §)

1. REKISTERINPITÄJÄ

Oy Northway Trading Ltd. (Lapland Staff)
Y-tunnus: 1066424-9
Puthaanrannantie 18 B 3
99300 MUONIO
Puh. 0400 164 730
info@laplandstaff.fi

2. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Kati Kuosmanen
Puthaanrannantie 18 B 3
99300 MUONIO

3. REKISTERIN NIMI

Työnhakijarekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN

Rekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat tarpeen Lapland Staffin harjoittamassa työntekijöiden rekrytoinnissa ja välittämisessä sekä työsuhteen luomisessa ja ylläpitämisessä. Henkilötietorekisteriin kerätään vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia kunkin tarjolla olevan, hakijan hakeman työtehtävän hoitamisen kannalta. Henkilötietojen kerääminen perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen.

Henkilötietoja käsitellään työnhakijoiden soveltuvuuden arvioinnissa sekä valitsemisessa tiettyyn Lapland Staffin taikka asiakasyrityksen tarjoamaan tai avoimena olevaan työtehtävään. Henkilötietoja käytetään myös työnhakijan ja Lapland Staffin välisen asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen; analysointiin ja tilastointiin sekä palvelun tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin kerätään työnhakijoista tietoryhmittäin seuraavat tiedot:
Työnhakijan perustiedot:
Etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, postinumero ja -toimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli.

Koulutus ja kokemustaidot:
Koulutus, kielitaito, käydyt kurssit, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen, nykyinen sekä aiemmat työsuhteet sekä niiden kesto ja laatu, suosittelijat, ajokorttitiedot ja auton käyttömahdollisuus.

Työnhakijan toiveet:
Toiveet työhön sijoittumisesta ja työpaikasta, toivottu työntekopaikka, toivottu työn aloittamis- sekä päättymisajankohta, muut toiveet.

Työnhakijan rekisteriin tallennettuja tietoja voivat muuttaa ne Lapland Staffin toimihenkilöt, joilla on rekisterin käyttöoikeus. Työnhakija voi itse muuttaa tietojaan kirjautumisen kautta omilla henkilökohtaisilla salasanoillaan.

6. REKISTERIN TIETOLÄHTEET / SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterin tiedot kerätään työnhakijalta hänen suostumuksellaan. Työnhakijalta kerättävät tiedot koostuvat työnhakijan työhakuportaalin kautta toimittamasta hakemuksesta, työ- koulu- ja muista todistuksista sekä työnhakijan mahdollisessa haastattelussa antamista tiedoista.

7. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET / SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Työtehtävien kannalta tarpeellisia henkilötietoja voidaan luovuttaa Lapland Staffin asiakasyrityksille. Henkilötietoja luovutetaan vain rekrytoinnista vastaaville henkilöille. Työnhakijarekisterin huolto- ja ylläpitotehtävissä toimivilla on pääsy työnhakijarekisterin henkilötietoihin siinä määrin, kuin se huolto- ja ylläpitotehtävien kannalta on tarpeellista.

Henkilötietojen luovuttaminen perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Työnhakijarekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteri koostuu sekä manuaalisesta että atk-pohjaisesta rekisteristä. Rekisterillä ei ole yhteyttä muihin henkilörekistereihin.

Manuaaliseen rekisteriin kerättäviä henkilötietoja säilytetään lukollisissa säilytystiloissa Lapland Staffin toimiston tiloissa. Säilytystiloihin on pääsy ainoastaan toimihenkilöillä, joiden on työtehtäviensä puolesta tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

Atk-pohjaista rekisteriä käytetään verkkoympäristössä. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Rekisterin palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain ennalta määritellyillä henkilöillä. Tietokoneet, joilla rekisteriä käytetään, sijaitsevat kulunvalvontalaitteilla valvotuissa tiloissa ja ne on suojattu salasanoin.

Rekisteriä käytetään Lapland Staffin määrittelemillä henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla, joita on määritelty erilaisille tasoille riippuen toimihenkilön työtehtävistä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitamista varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Järjestelmän ylläpitoon ja huoltoon osallistuvilta kolmansilta tahoilta Lapland Staff vaatii riittävää tietosuojausta sekä sitoumusta olla käyttämättä henkilötietoja.

REKISTERÖITYJEN INFORMOINTI (Henkilötietolaki 24 §)

Tietoja säilytetään työnhakijarekisterissä niin kauan kuin hakijalle sopivia työpaikkoja on avoimena tai työ- tai asiakassuhde on olemassa.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on Henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot. Jos rekisteröity haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on hänen toimitettava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoittamansa pyyntö rekisterinpitäjälle tai esitettävä pyyntö henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Tietojen tarkastaminen on maksutonta, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot rekisteröidyille tai järjestää tilaisuuden tutustua tietoihin ilman aiheetonta viivytystä.

Tiedon korjaaminen

Jos rekisterissä oleva tieto on esimerkiksi vanhentunut, puutteellinen, virheellinen tai tarpeeton, on rekisteröidyllä oikeus pyytää häntä koskevan tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on hyvä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.

Tietojen tarkastamiseen sekä korjaamiseen liittyvissä asioissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Lapland Staffin Kati Kuosmaseen osoitteeseen Lapland Staff, Puthaanrannantie 18 b 3, 99300 Muonio.

Palaa avoimiin työpaikkoihin.